Dinarpus Kabupaten Kudus

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

 

Sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2016, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kudus mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan bidang Kearsipan dan Perpustakaan yang menjadi kewenangan daerah dan pelaksanaan tugas pembantuan.
Untuk melaksanakan tugas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menyelenggarakan fungsi :

  1. Perumusan kebijakan daerah di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  2. Penetapan kebijakan teknis di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  3. Pengkoordinasian perumusan program dan kegiatan dibidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  4. Penyelenggaraan kebijakan, program dan kegiatan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;Pelaksanaan kesekretariatan kantor dan;
  5. Pengendalian dan pelaporan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  6. Pelaksanaan administrasi dinas di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  7. Penyelenggaraan fungsi kesekretariatan dinas;
  8. Pengendalian penyelenggaraan tugas Unit Pelaksana Teknis Dinas;
  9. Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Untuk melihat dan menentukan lingkup kewenangannya dapat dilihat dari tugas pokok masing – masing sebagai berikut :

KEPALA DINAS

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan bidang Kearsipan dan Perpustakaan yang menjadi kewenangan daerah dan pelaksanaan tugas pembantuan. Untuk melaksanakan tugas, Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi:

  1. perumusan kebijakan daerah di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  2. penetapan kebijakan teknis di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  3. Pengkoordinasian perumusan program dan kegiatan dibidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  4. Penyelenggaraan kebijakan, program dan kegiatan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  5. Pengendalian dan pelaporan di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  6. pelaksanaan administrasi dinas di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
  7. penyelenggaraan fungsi kesekretariatan dinas;
  8. pengendalian penyelenggaraan tugas Unit Pelaksana Teknis Dinas;
  9. pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

 

SEKRETARIAT
Sekretariat adalah unsur pembantu pimpinan, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris. Sekretaris mempunyai tugas melakukan pengkoordinasian penyusunan kebijakan daerah, perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan kebijakan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan meliputi penyusunan program dan kegiatan, pengelolaan keuangan, umum dan kepegawaian, hukum, kehumasan, keorganisasian dan ketatalaksanaan di lingkup dinas. Dalam melaksanakan tugas, Sekretarias Dinas Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai fungsi:

  1. pengkoordinasian penyusunan kebijakan daerah danperumusan kebijakan teknis di lingkup Dinas;
  2. Pengkoordinasian penyusunan rencana program dan kegiatan, evaluasi dan pelaporan,umum dan kepegawaian, hukum, kehumasan, keorganisasian dan ketatalaksanaan di lingkup Dinas;
  3. Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan di lingkup Dinas;
  4. Pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi pengelolaan keuangan, ketatausahaan, kepegawaian, keorganisasian dan ketatalaksanaan, hukum, kehumasan, kerumahtanggaan di lingkup Dinas;
  5. Pengkoordinasian pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern, pengelolaan informasi dan dokumentasi di lingkup Dinas;
  6. Penyelenggaraan pengelolaan barang milik/kekayaan daerah dan pelayanan pengadaan barang/jasa di lingkup Dinas sesuai dengan kewenangannya;
  7. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup tugasnya; dan
  8. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasansesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Subbagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan
Subbagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan keuangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan perencanaan dan program kerja, pengelolaan keuangan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan di lingkungan Dinas.
Subbagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan keuangan dipimpin oleh Kasubag Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan keuangan.
Subbagian Umum dan Kepegawaian
Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan koordinasi dan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan meliputi pembinaan ketatausahaan, hukum, kerumahtanggaan, aset, kerjasama, kearsipan, dokumen, keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, kepegawaian, pelayanan administrasi di lingkungan dinas.
Subbagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh Kasubag Umum dan Kepegawaian.

BIDANG KEARSIPAN
Bidang Kearsipan adalah unsur pelaksana Kearsipan, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Kearsipan dipimpin oleh Kepala Bidang. Bidang Kearsipan mempunyai tugas perencanaan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengkoordinasian, pemantauan, evaluasi, pelaporan meliputi pembinaan pengelolaan arsip aktif dan inaktif, penerbitan izin penggunaan arsip, autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media, mbangun jaringan informasi kearsipan, perlindungan dan penyelamatan arsip berupa penilaian arsip akuisisi arsip dan pencarian arsip statis, pengelolaan arsip statis, dinamis yang berasal dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), ormas, orpol, perusahaan swasta, perguruan tinggi dan perseorangan, perlindungan dan penyelamatan arsip pasca pembubaran/penggabungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan pemekaran kecamatan/ Desa/ Kelurahan dan bencana, pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah. Dalam melaksanakan tugas Bidang Kearsipan, menyelenggarakan fungsi:

  1. pembinaan pengelolaan arsip aktif dan inaktif di masing-masing unit kerja di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD);
  2. perlindungan dan penyelamatan arsip meliputi penilaian arsip, akuisisi arsip, Pencarian arsip statis;
  3. pengelolaan arsip statis yang berasal dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), organisasi masyarakat, organisasi politik, perusahaan swasta, perguruan tinggi dan perseorangan kepada lembaga kearsipan;
  4. pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD);
  5. perlindungan dan penyelamatan arsip pasca pembubaran/penggabungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan pemekaran kecamatan/desa/kelurahan;
  6. Perlindungan dan penyelamatan arsip dari bencana;
  7. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah yang memiliki retensi di bawah 10 tahun;
  8. autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh lembaga kearsipan Daerah;
  9. penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup;
  10. membangun jaringan informasi kearsipan di daerah; dan
  11. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Subkoordinator Pembinaan Pengawasan dan Pengembangan Kearsipan.
Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas melakukan koordinasi dan penyiapan bahan perumusan, pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan meliputi penyusunan bahan perumusan pembinaan pengelolaan arsip aktif dan inaktif, penerbitan izin penggunaan arsip, autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media, membangun jaringan informasi kearsipan.
Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Kearsipan dipimpin oleh Kepala Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Kearsipan
Subkoordinator Pengelolaan Arsip
Subkoordinator Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan koordinasi dan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan meliputi penyusunan bahan perlindungan dan penyelamatan arsip berupa penilaian arsip akuisisi arsip dan Pencarian arsip statis, pengelolaan arsip statis, dinamis yang berasal dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), ormas, orpol, perusahaan swasta, perguruan tinggi dan perseorangan, perlindungan dan penyelamatan arsip pasca pembubaran/penggabungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan pemekaran kecamatan/ Desa/ Kelurahan dan bencana, pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah. Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Kearsipan dipimpin oleh Kepala Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Kearsipan
Subkoordinator Pengelolaan Arsip dipimpin oleh Kepala Subkoordinator Pengelolaan Arsip.

 

BIDANG PERPUSTAKAAN
Bidang Perpustakaan adalah unsur pelaksana Perpustakaan, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Bidang Perpustakaan. Bidang Perpustakaan mempunyai tugas perencanaan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengkoordinasian, pemantauan, evaluasi, pelaporan meliputi penyelenggaraan pembinaan perpustakaan dan promosi/pemasyarakatan gemar membaca, pengembangan koleksi budaya etnis nusantara, pengelolaan dan pelestarian naskah kuno milik daerah, penyelenggaraan pelayanan teknis, layanan pemustaka, tenaga perpustakaan, sarana prasarana perpustakaan, penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas Bidang Perpustakaan, menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan meliputi layanan teknis, layanan pemustaka, tenaga perpustakaan, sarana dan prasarana, penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan;
  2. Pembinaan perpustakaan;
  3. Promosi/pemasyarakatan gemar membaca;
    Pengelolaan dan pelestarian naskah kuno daerah;
  4. Pengembangan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah daerah; dan
  5. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Perpustakaan
Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Perpustakaan tugas melakukan koordinasi dan penyiapan bahan perumusan, pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan meliputi Penyusunan bahan penyelenggaraan pembinaan perpustakaan dan promosi/pemasyarakatan gemar membaca, pengembangan koleksi budaya etnis nusantara, pengelolaan dan pelestarian naskah kuno milik daerah
Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Subkoordinator Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Perpustakaan.
Subkoordinator Pengelolaan Pustaka
Subkoordinator Pengelolaan Pustaka mempunyai tugas melakukan koordinasi dan penyiapan bahan perumusan, pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan meliputi penyelenggaraan pelayanan teknis, layanan pemustaka, tenaga perpustakaan, sarana prasarana perpustakaan, penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan.
Subkoordinator Pengelolaan Pustaka dipimpin oleh Kepala Subkoordinator Pengelolaan Pustaka.